Valora Danışmanlık, otel ve konaklama işletmelerinde Cost Control, stok yönetimi, satın alma süreçleri ve yönetim raporlamasının işletmenin ihtiyaçlarına göre yapılandırılmasına yönelik danışmanlık hizmetleri sunmaktadır.

Mevcut sisteminizde stok farkları, yüksek maliyet oranları, hatalı stok kartları, kontrolsüz transferler veya yetersiz yönetim raporlaması bulunuyorsa süreçlerin bütünsel olarak değerlendirilmesi gerekir.

Valora Danışmanlık – Geleceğe Değer Katın.

Profesyonel bir Cost Control sistemi işletmeye yalnızca maliyet düşürme avantajı sağlamaz.

Aynı zamanda;

• Stokların daha doğru yönetilmesini
• Gereksiz satın almaların azaltılmasını
• Fiyat değişimlerinin takip edilmesini
• Fire ve kayıpların görünür hale gelmesini
• Departman maliyetlerinin ölçülmesini
• Reçete maliyetlerinin kontrol edilmesini
• Satış fiyatlarının daha doğru belirlenmesini
• Bütçe ve gerçekleşen maliyetlerin karşılaştırılmasını
• Yönetimin güvenilir verilere ulaşmasını

sağlar.

Sonuç: Ölçemediğiniz Maliyeti Yönetemezsiniz

Cost Control yalnızca maliyetleri düşürmek için kullanılan bir kontrol mekanizması değildir.

Doğru kurulduğunda satın alma, stok, operasyon, muhasebe ve yönetim raporlamasını birbirine bağlayan önemli bir yönetim sistemidir.

Özellikle otel ve restoran işletmelerinde doğru veri + doğru süreç + düzenli kontrol + doğru raporlama, sürdürülebilir kârlılığın temelini oluşturur.

İşletmenin yapısına göre raporlama değişmekle birlikte yönetimin yalnızca toplam maliyeti değil, maliyetin nerede oluştuğunu da görebilmesi gerekir.

Örneğin;

Mutfak: Toplam tüketim, kişi/öğün başı maliyet ve bütçe karşılaştırması

Restoran ve Bar: Net satış, tüketim, maliyet yüzdesi ve satış-maliyet ilişkisi

Personel: Toplam tüketim ve kişi başı maliyet

Minibar: Satış, tüketim ve maliyet oranı

Housekeeping: Toplam tüketim ve doluluk/oda bazlı analizler

gibi göstergeler kullanılabilir.

Doğru raporlama sayesinde yönetim yalnızca “Ne kadar harcadık?” sorusunun değil, “Neden harcadık ve nerede iyileştirme yapabiliriz?” sorusunun da cevabını görebilir.

Temel stok tüketim mantığı şu şekilde ifade edilebilir:

Dönem Başı Stok + Dönem İçi Alışlar - Dönem Sonu Stok = Dönem Tüketimi

Ancak profesyonel maliyet analizinde transferler, iadeler, fireler, ikramlar, personel tüketimleri ve diğer stok hareketlerinin de doğru şekilde değerlendirilmesi gerekir.

Bu nedenle yalnızca toplam alış rakamına bakılarak işletmenin gerçek maliyeti yorumlanmamalıdır.

Otellerde yapılan yaygın hatalardan biri Cost Control sisteminin yalnızca ay sonu stok sayımından ibaret görülmesidir.

Sayım önemlidir ancak tek başına yeterli değildir.

Ay boyunca yanlış transferler yapılmış, stok girişleri eksik bırakılmış veya tüketimler yanlış departmanlara işlenmişse ay sonunda yapılan doğru bir sayım bile sağlıklı yönetim raporu üretmek için yeterli olmayabilir.

Bu nedenle Cost Control aylık değil, günlük işleyen bir kontrol sistemidir.

Bir ürünün teorik maliyeti ile gerçek maliyeti arasındaki farkların önemli nedenlerinden biri reçete ve porsiyon uygulamalarıdır.

Örneğin reçetede 180 gram kullanılması gereken bir ürün mutfakta sürekli 220 gram kullanılıyorsa yalnızca 40 gramlık bir fark varmış gibi görünebilir.

Ancak yüzlerce veya binlerce porsiyon satışında bu fark önemli bir maliyet oluşturabilir.

Bu nedenle standart reçeteler oluşturulmalı ve operasyon içerisindeki gerçek gramajlar düzenli olarak kontrol edilmelidir.

Sağlıklı bir maliyet kontrol sistemi yalnızca rapor hazırlamakla kurulmaz. Öncelikle işletmenin veri altyapısının doğru oluşturulması gerekir.

1. Stok Kartları Standartlaştırılmalıdır

Aynı ürünün farklı isimlerle birden fazla stok kartında bulunması raporların doğruluğunu bozar.

Örneğin aynı ürünün;

• Kola 330 Ml
• Coca Cola 330 Ml
• Coca-Cola Kutu
• Cola 0,33 Lt

şeklinde farklı kartlarla takip edilmesi stok kontrolünü zorlaştırır.

Ürün isimleri, birimleri, stok grupları ve kodlama sistemi standart hale getirilmelidir.

2. Stok Grupları Doğru Oluşturulmalıdır

Stok kartlarının doğru gruplandırılması yönetim raporlarının daha anlamlı hale gelmesini sağlar.

İşletmenin yapısına göre;

Yiyecek, içecek, operasyon malzemeleri, temizlik ürünleri ve demirbaşlar gibi ana gruplar oluşturulabilir.

Alt gruplar ise işletmenin ihtiyaçlarına göre detaylandırılmalıdır.

Buradaki amaç mümkün olduğunca fazla stok grubu oluşturmak değil, yönetimin analiz yapabileceği doğru bir yapı kurmaktır.

3. Satın Alma Süreci Kontrol Altına Alınmalıdır

Cost Control satın alma gerçekleştikten sonra başlamaz.

Doğru maliyet yönetimi satın alma talebinin oluştuğu noktada başlar.

Satın alma sürecinde;

• Talep kontrolü
• Teklif karşılaştırması
• Tedarikçi değerlendirmesi
• Son alış fiyatı kontrolü
• Fiyat değişim analizi
• Sipariş miktarı
• Minimum ve maksimum stok seviyeleri

takip edilmelidir.

Ucuz ürün almak tek başına başarılı satın alma anlamına gelmez. Doğru ürünü, doğru miktarda, doğru zamanda ve doğru fiyatla satın almak gerekir.

4. Mal Kabul Kontrolü Yapılmalıdır

Sipariş edilen ürün ile teslim edilen ürün aynı olmalıdır.

Mal kabul sırasında en azından;

• Ürün
• Miktar
• Birim
• Kalite
• Sipariş fiyatı
• İrsaliye
• Fatura

kontrollerinin yapılması gerekir.

Mal kabul sürecindeki kontrol eksiklikleri daha sonraki stok ve maliyet raporlarında ciddi farklılıklara neden olabilir.

5. Depo Giriş ve Çıkışları Kayıt Altında Olmalıdır

Depodan çıkan ürünlerin hangi departmana gönderildiği bilinmelidir.

Örneğin ana depodan çıkan bir ürün;

Mutfak, restoran, bar, minibar, housekeeping veya başka bir departmana gönderilmiş olabilir.

Transferlerin zamanında yapılmaması departman maliyetlerinin yanlış hesaplanmasına neden olur.

Bu nedenle fiziksel ürün hareketi ile sistem üzerindeki stok hareketi mümkün olduğunca eş zamanlı ilerlemelidir.

Bir otelde yüzlerce hatta binlerce farklı stok kartı bulunabilir. Yiyecek, içecek, temizlik ürünleri, teknik malzemeler, housekeeping ürünleri ve operasyon malzemeleri sürekli olarak işletmeye girer ve farklı departmanlarda tüketilir.

Bu hareketler doğru takip edilmediğinde yönetim şu soruların cevaplarını net olarak göremeyebilir:

Ne kadar ürün satın aldık?

Ne kadarını kullandık?

Hangi departman ne kadar tüketti?

Stokta ne kadar ürün kaldı?

Gerçek maliyetimiz nedir?

Satışlarımız maliyetlerimizi karşılıyor mu?

Bütçeden neden sapıyoruz?

Cost Control sisteminin temel amacı bu sorulara güvenilir veriler üzerinden cevap verebilmektir.

Cost Control; işletmenin satın aldığı ürünlerin satın alma aşamasından tüketime ve satışa kadar olan sürecinin takip edilmesi, maliyetlerin ölçülmesi ve oluşabilecek kayıpların kontrol altında tutulmasıdır.

Otel işletmelerinde Cost Control yalnızca Food Cost hesaplamaktan ibaret değildir.

Profesyonel bir maliyet kontrol sistemi;

• Satın alma
• Mal kabul
• Depolama
• Stok yönetimi
• Departman transferleri
• Reçete ve gramaj kontrolü
• Fire ve zayi takibi
• Personel tüketimleri
• İkramlar
• Satışlar
• Sayımlar
• Muhasebe entegrasyonu
• Yönetim raporlaması

gibi birçok süreci birlikte değerlendirir.

Otel işletmelerinde yüksek ciro her zaman yüksek kârlılık anlamına gelmez. Satın alma fiyatları, stok hareketleri, reçeteler, porsiyon gramajları, fireler, departman transferleri ve satış fiyatları doğru yönetilmediğinde işletmenin kârlılığı önemli ölçüde etkilenebilir.

Bu nedenle Cost Control (Maliyet Kontrolü), özellikle otel, restoran ve konaklama işletmelerinde finansal sürdürülebilirliğin temel unsurlarından biridir.